Архив как носитель истины
Интерьеры здания оформлены поделовому строго и старательно, здесь есть вся необходимая информация для оформления запросов, вся необходимая мебель для удобства посетителей. Однако вход в архивные хранилища посторонним строго запрещен.
Чтобы узнать, в каких условиях находятся ценные документы постоянного срока хранения, сколько их, каковы особенности помещений хранилищ и многое другое, корреспондент газеты «Нефть Приобья» встретился с руководителем архивной группы отдела делопроизводства управления делами ОАО «Сургутнефтегаз» И.В. Огудовой. Под документом, свои факсимиле, изготовленные в Москве должны поставить руководитель компании и главный бухгалтер.
– Ирина Витальевна, что такое архив Сургутнефтегаза?
– С функциональной точки зрения архив – это место хранения документов, хранилище оконченных дел какого-либо учреждения. Архив такой крупной нефтяной компании, как ОАО «Сургутнефтегаз», – это неотъемлемая часть жизнедеятельности не только предприятия, но и всего региона.
Потребности в ретроспективной информации у Общества, его работников велики, поэтому роль архива в жизни Сургутнефтегаза трудно переоценить.
На архив возложены большие обязательства: комплектование и обеспечение сохранности документов, исполнение запросов социально-правого характера, выдача справок и копий документов, проведение экспертизы научной и практической ценности документов.
– Сколько специалистов работают в архиве?
– Архивная группа в составе отдела делопроизводства относится к управлению делами, которым руководит Ольга Ивановна Романенко. На момент образования нашей группы 1 марта 2001 года в коллективе было три человека. Сегодня в группе – шесть квалифицированных специалистов, один из них обеспечивает работу архива в УМТОП, на улице Губкина, 13.
Очень важно правильно организовать свою работу, поэтому все обязанности специалистов группы четко распределены: одни занимаются исполнением запросов социально-правового характера, другие – регистрацией, проверкой документов и так далее. Группа работает слаженно, и все запросы граждан и организаций выполняются оперативно.
– Несомненно, за оперативность ваша группа получает только положительные отзывы, а какой объем работ она выполняет?
– Мы не можем позволить себе быть неоперативными, потому что понимаем: каждое обращение в архив – не просто интерес к истории, любой документ и справка – основа для анализа и принятия решений, работающих на перспективу. В этом, кстати, тоже ответ на вопрос, что такое архив.
На данный момент архивный фонд общества составляет около 70 тысяч единиц хранения. В архиве находятся документы пятнадцати ликвидированных структурных подразделений. За год нашей группой исполняется более 750 запросов социально-правового характера.
Ежедневная работа архива многопланова: мы разрабатываем нормативно-методические пособия, создаем автоматизированные базы данных по документам, контролируем работу архивов в структурных подразделениях Сургутнефтегаза, ведем сводную номенклатуру дел аппарата управления, составляем годовые разделы описей дел. Архив акционерного общества является источником комплектования архивного отдела администрации города Сургута.
– Как хранятся архивные документы, в каком виде, в каких условиях?
– В 2008 году построено и введено в эксплуатацию новое четырехэтажное здание архива ОАО «Сургутнефтегаз», оснащенное современным оборудованием и техникой. Пять хранилищ оборудованы стационарными и передвижными металлическими стеллажами.
На каждом этаже предусмотрены кабинеты для обработки документов с множительной техникой, а на первом этаже – комната для уничтожения документов. В архиве имеется лифт для транспортировки дел. В общем, здесь есть все необходимое для современного архива.
Все документы сегодня хранятся на бумажных носителях. Однако информационные технологии не стоят на месте. Расширяется и круг задач, стоящих перед современным архивом. Сейчас мы имеем возможность сканировать наши документы. Благодаря системе электронного документооборота Landocs многие архивные журналы ведутся в электронном виде.
– Какие приняты меры по пожарной безопасности?
– Этому вопросу уделяется большое внимание. Поэтому в хранилищах архива поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим. В помещениях предусмотрена свободная циркуляция воздуха. В отделке и обстановке помещений использованы не агрессивные, не пылящиеся материалы. На окнах установлены светорассеиватели и защитные фильтры – чтобы на архивные документы не попадали прямые солнечные лучи. В хранилищах – огнеупорные шторы. Установлена система автоматического газового пожаротушения с использованием безопасных для документов веществ.
– Есть ли аналоги этому зданию в округе?
– Возможно, где-то есть иные технические решения, единично установлено похожее оборудование, но, говоря об архиве как о комплексе, можем утверждать: аналогичных учреждений в округе пока нет.
– Имеет смысл напомнить нашим читателям о важности архивного дела – Да-да, вечный вопрос: архив – это хранилище прошлого или фундамент современности?
Здесь, в этом здании, собраны документы о создании нашего предприятия, его преобразованиях и переименованиях, приказы по основной деятельности и по личному составу и т.д.
При ликвидации структурного подразделения все документы сдаются нам. А для людей, которые оформляют пенсию, архив всегда является первой ступенью для получения необходимых документов: архивных справок о заработной плате, подтверждении стажа, переименованиях организации, а также выписок из приказа.
Кроме того, из документов, уже ставших историческими, можно почерпнуть сведения о политических, экономических, социальных условиях, в которых существовало наше акционерное общество.
Архивные документы являются носителями истины, они реально воспроизводят факты и события. Поэтому архив обладает большим информационным потенциалом.
Оцените новость
0 из 5
рейтинг
рейтинг
0
голосов
голосов
2575
просмотров
просмотров
Понравилась новость?
Похожие новости: